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O Banco - Coluna 1
Adequação dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização e dos titulares de funções essenciais
É responsabilidade das instituições assegurar que são geridas de forma sã e prudente, adotando uma atitude saudável, responsável e prudente perante os riscos inerentes à sua atividade.
As instituições devem garantir que os membros dos seus órgãos de administração e de fiscalização e os seus titulares de funções essenciais preenchem, em permanência, os requisitos de adequação legalmente previstos para o exercício das respetivas funções.
O Banco de Portugal e o Banco Central Europeu (BCE) controlam a adequação dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização e dos titulares de funções essenciais das entidades por si diretamente supervisionadas. Este controlo tem uma função eminentemente preventiva e visa assegurar que os membros dos órgãos de administração e de fiscalização dão, em permanência, garantias de gestão sã e prudente das instituições supervisionadas.
No caso de instituições de crédito consideradas significativas no âmbito do Mecanismo Único de Supervisão (MUS), a avaliação da adequação dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização e dos titulares de funções essenciais é desenvolvida em conjunto pelo Banco de Portugal e pelo BCE. A decisão final é da competência do Conselho do BCE.
O controlo da adequação efetuado pelo Banco de Portugal e pelo BCE não desresponsabiliza as instituições supervisionadas. As instituições supervisionadas têm a obrigação legal de assegurar o preenchimento contínuo dos requisitos da idoneidade, qualificação e experiência profissional, independência e disponibilidade estabelecidos na lei, atendendo à regulamentação do Banco de Portugal, tanto no momento da escolha das pessoas que integrarão os seus órgãos, ponderada a sua composição coletiva, como ao longo do respetivo mandato..
Membros dos órgãos de administração e de fiscalização
É responsabilidade das instituições assegurar que os respetivos membros dos órgãos de administração e de fiscalização e titulares de funções essenciais preenchem, em permanência, os seguintes requisitos de adequação para o exercício das suas funções: idoneidade, qualificação e experiência profissional, independência de espírito e gestão de conflitos de interesses e disponibilidade.
A verificação dos requisitos de adequação legalmente previstos (idoneidade, qualificação e experiência profissional, independência e disponibilidade) dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização cabe, em primeira linha, à instituição supervisionada e, no âmbito da sua atividade de supervisão, ao Banco de Portugal ou ao Banco Central Europeu, coadjuvado pelo Banco de Portugal.
Em instituições que beneficiam de apoio público, cabe também ao Estado promover a avaliação dos membros por si designados para os órgãos de administração ou de fiscalização.
Titulares de funções essenciais
As instituições devem assegurar que todos os seus colaboradores são adequados aos cargos que desempenham.
Cabe às instituições supervisionadas verificar os requisitos de idoneidade, qualificação e experiência profissional, independência e disponibilidade dos titulares de funções essenciais.
Em especial, é responsabilidade das instituições identificar as funções essenciais dentro da instituição, ou seja, os cargos cujos titulares, não pertencendo aos órgãos de administração ou de fiscalização, exerçam funções que lhes confiram influência significativa na gestão da instituição de crédito. Compete ainda às instituições aprovar uma política de seleção e avaliação de titulares de funções essenciais quanto aos requisitos de adequação legalmente previstos.
São considerados titulares de funções essenciais os seguintes:
- Responsáveis pelas funções de gestão de risco;
- Responsáveis pelas funções de conformidade (compliance);
- Responsáveis pelas funções de auditoria interna;
- Cargos que venham a ser definidos como tal pela instituição;
- Cargos que venham a ser definidos como tal pelo Banco de Portugal.
É responsabilidade das instituições assegurar que o processo de identificação de titulares de funções essenciais é eficaz. A não identificação de titulares de funções essenciais além dos definidos por lei pode constituir uma possível fonte de risco para a instituição.
O Banco de Portugal pode, a todo o tempo, proceder a nova avaliação da adequação dos titulares de funções essenciais, caso entenda que estes foram objeto de uma apreciação manifestamente deficiente pela instituição de crédito, ou com fundamento em quaisquer circunstâncias supervenientes.
Autorização para o exercício de funções dos titulares das funções de controlo
De acordo com o Artigo 18.º do Aviso do Banco de Portugal n.º 3/2020, estão sujeitos a autorização, pelo Banco de Portugal ou pelo BCE, em momento anterior ao início de funções, os responsáveis em instituições de crédito categorizadas como outras instituições de importância sistémica (O-SII) nos termos do disposto no artigo 138.º-Q do Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras pelas seguintes funções de controlo:
- Funções de gestão de riscos;
- Funções de conformidade;
- Funções de auditoria interna.
Nestes casos, deve ser apresentado o correspondente pedido de autorização junto do Banco de Portugal, sendo aplicável, com as necessárias adaptações, o disposto nos artigos 30.º-B, 30.º-C, 30.º-D e 31.º do Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras e o disposto na Instrução do Banco de Portugal n.º 23/2018.
No caso de grupos sujeitos a supervisão com base na sua situação financeira consolidada, em que a empresa-mãe corresponda a uma O-SII, a obrigatoriedade de avaliação por parte do Banco de Portugal ou do BCE dos responsáveis pelas funções de controlo aplica-se apenas à empresa-mãe.
Quando a entidade identificada como O-SII não corresponda a uma instituição de crédito, a obrigatoriedade de avaliação por parte do Banco de Portugal ou do BCE aplica-se às instituições de crédito relativamente às quais a O-SII seja a empresa-mãe.
No quadro das adaptações de regime necessárias, considerando a existência de um vínculo laboral entre os referidos responsáveis e a instituição, na avaliação do requisito da independência devem ser ponderadas apenas as vertentes de independência de espírito e, se adequado, de independência organizacional da função em apreço. O mesmo sucede na avaliação do requisito da disponibilidade, sendo expectável que os responsáveis pelas funções de controlo interno das instituições categorizadas como O-SII exerçam as respetivas funções em regime de exclusividade, embora não sejam diretamente aplicáveis as regras referentes ao regime de acumulação de cargos.
Política de seleção e avaliação e relatório de avaliação
As instituições devem dispor de uma política que identifique de forma clara os procedimentos a seguir quando selecionam e avaliam, inicialmente e em permanência, a adequação dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização e dos titulares de funções essenciais, atendendo aos requisitos legais aplicáveis (idoneidade, qualificação e experiência profissional, independência e disponibilidade).
Os resultados da avaliação da adequação dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização e dos titulares de funções essenciais devem constar de um relatório, a apresentar ao Banco de Portugal em sede de processo de autorização para o exercício de funções ou sempre que se justifique, caso ocorram factos supervenientes.
Factos supervenientes
As instituições devem identificar em permanência e comunicar ao Banco de Portugal, logo que deles tomem conhecimento, quaisquer factos supervenientes à autorização para o exercício de funções que possam afetar os requisitos de idoneidade, qualificação e experiência profissional, independência ou disponibilidade das pessoas autorizadas.
A comunicação de factos supervenientes ao Banco de Portugal deve ser realizada nos mesmos termos em que estes deveriam ter sido ou seriam comunicados para efeitos da apresentação do pedido de autorização para o exercício de funções.
As instituições devem ainda comunicar ao Banco de Portugal as medidas que pretendem tomar, se alguma, atendendo aos factos em causa. Devem comunicar, nomeadamente, se pretendem reavaliar a adequação das pessoas; em caso afirmativo, devem ainda informar o Banco de Portugal do resultado dessa reavaliação, apresentando o correspondente relatório de reavaliação.
Encontram-se sujeitos a autorização do Banco de Portugal (ou do BCE) para o exercício de funções e, portanto, ao respetivo processo de autorização (“pessoas elegíveis”):
- Os membros do órgão de administração e do órgão de fiscalização das entidades sujeitas à supervisão do Banco de Portugal, independentemente da estrutura de governo societário adotada;
- Os gerentes das sucursais de instituições de crédito com sede em Portugal estabelecidas em Estado-Membro da União Europeia;
- Os gerentes das sucursais de instituições de crédito com sede em Portugal estabelecidas em países que não são Estados-Membros da União Europeia;
- Os gerentes das sucursais ou dos escritórios de representação localizados em Portugal de instituições de crédito que não estejam autorizadas noutros Estados-Membros da União Europeia¸ os quais estão sujeitos a todos os requisitos de idoneidade e experiência que a lei estabelece para os membros do órgão de administração das instituições de crédito com sede em Portugal;
- Os responsáveis, em instituições de crédito categorizadas como outras instituições de importância sistémica (O-SII) nos termos do disposto no artigo 138.º-Q do Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras, pelas (i) funções de gestão de riscos, (ii) funções de conformidade e (iii) funções de auditoria interna, nos termos do disposto no artigo 18.º do Aviso do Banco de Portugal n.º 3/2020.
O processo de autorização para o exercício de funções e o respetivo registo especial aplicam-se a todos os membros do órgão de administração, ainda que não tenham funções executivas, e do órgão de fiscalização, bem como aos membros suplentes dos órgãos de administração e de fiscalização.
O exercício de funções pelas pessoas elegíveis encontra-se sujeito a autorização do Banco de Portugal ou do BCE.
Compete às instituições assegurar que as pessoas elegíveis reúnem os requisitos de adequação legalmente previstos.
Existem duas modalidades de processo de autorização:
- Autorização;
- Autorização prévia.
No processo de autorização, a instituição pede autorização para o exercício de funções das pessoas elegíveis após as mesmas terem sido designadas para exercerem as funções em causa.
No processo de autorização prévia, a instituição pede autorização para o exercício de funções das pessoas elegíveis antes de as mesmas serem designadas para o efeito. A autorização prévia caduca caso não seja solicitado posteriormente o correspondente registo especial junto do Banco de Portugal dentro do prazo legalmente previsto para o efeito.
Em qualquer dos casos, o início de funções ao abrigo do novo mandato apenas pode ocorrer após autorização do Banco de Portugal.
Início do processo
O processo de autorização para o exercício de funções inicia-se com um pedido para o efeito apresentado ao Banco de Portugal pela instituição em causa. Este pedido tem de ser acompanhado das informações e dos elementos referidos na Instrução do Banco de Portugal n.º 23/2018.
O pedido de autorização não tem prazo de apresentação para as pessoas que vão, pela primeira vez, exercer os respetivos cargos e para aquelas que passam a exercer novo cargo em instituição supervisionada (ou seja, pessoas designadas ex novo). No entanto, estas pessoas só podem iniciar funções após a respetiva autorização.
Nas situações de recondução – ou seja, nas situações em que a pessoa elegível permanece em exercício de funções, no mesmo cargo que exercia anteriormente – o pedido de autorização para o exercício de funções deve ser apresentado no prazo de 15 dias úteis após a data da deliberação de recondução.
As instituições submetem estes requerimentos e documentação anexa através do BPnet, a extranet do Banco de Portugal para a comunicação operacional com as instituições supervisionadas, conforme estabelecido na Instrução do Banco de Portugal n.º 7/2016.
Instrução do processo
O requerimento dirigido pela instituição ao Banco de Portugal a solicitar autorização para o exercício de funções deve ser acompanhado das informações e dos elementos referidos na Instrução do Banco de Portugal n.º 23/2018.
Quando o requerimento ou a documentação apresentada contiverem insuficiências ou irregularidades que possam ser supridas pelos interessados, estes serão notificados para o fazerem em prazo razoável, sob pena de lhes ser recusada a autorização.
O Banco de Portugal pode solicitar todos os elementos de informação que considere necessários à adequada instrução do processo. A instituição deve entregá-los dentro do prazo eventualmente estabelecido para o efeito pelo Banco de Portugal, sob pena de poder ver o seu pedido recusado por falta de elementos.
O Banco de Portugal dispõe de um prazo de 30 dias para decidir quanto à adequação das pessoas elegíveis. Este prazo interrompe-se sempre que o Banco de Portugal solicite aos interessados elementos de informação que considere necessários à instrução do processo, voltando a iniciar-se após receção dos referidos elementos.
Quando a instrução formal do processo de autorização para o exercício de funções estiver concluída, o Banco de Portugal avalia as pessoas elegíveis, considerando, designadamente, os seguintes requisitos legais de adequação:
- Idoneidade;
- Qualificação e experiência profissional;
- Independência;
- Disponibilidade.
O Banco de Portugal verifica ainda a independência formal da maioria dos membros do órgão de fiscalização das instituições, incluindo a do seu presidente.
A avaliação do Banco de Portugal é autónoma em relação à avaliação efetuada pela instituição e contempla também a composição coletiva dos órgãos de administração e de fiscalização, relativamente à qualificação e experiência profissional e à disponibilidade.
Conclusão do processo
Finda a instrução do processo, o Banco de Portugal ou o Banco Central Europeu notificam a instituição da sua decisão de autorizar ou recusar o exercício de funções das pessoas elegíveis, no prazo de 30 dias a contar da data da receção do último elemento remetido para instrução do processo.
As alterações dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização, bem como as renovações de mandato, consideram-se autorizadas caso o Banco de Portugal ou o Banco Central Europeu não se pronunciem no prazo de 30 dias a contar da data em que receber o pedido devidamente instruído, ou, se tiver solicitado informações complementares, no prazo de 30 dias após receção destas informações, desde que as mesmas permitam a instrução completa do processo.
A recusa de autorização com fundamento em falta de idoneidade, qualificação e experiência profissional, independência ou disponibilidade é comunicada pelo Banco de Portugal ou pelo Banco Central Europeu aos interessados e à instituição, sendo respeitadas as regras relativas a audiência prévia dos interessados estabelecidas no Código do Procedimento Administrativo ou no quadro do Direito da União Europeia aplicável.
No caso de pedidos de autorização prévia à designação, o pedido de registo especial deve ser apresentado no prazo de 60 dias a contar da data da autorização, sob pena de caducidade.
A autorização para o exercício de funções é condição necessária para as pessoas elegíveis iniciarem o exercício de funções e para o registo definitivo na Conservatória do Registo Comercial da designação dos membros dos órgãos de administração ou de fiscalização.
A. Idoneidade
Compete às instituições assegurar, em permanência, que os membros dos seus órgãos de administração e de fiscalização e os titulares de funções essenciais que exercem funções na instituição são idóneos para o exercício de funções no sistema financeiro.
A idoneidade pode ser definida, para estes efeitos, como bom nome/boa reputação, integridade ou honestidade: uma pessoa idónea é uma pessoa de confiança, ou seja, é uma pessoa que, do ponto de vista de um terceiro, tende a adotar, na sua vida pessoal e profissional, comportamentos éticos, consentâneos com a gestão sã e prudente da instituição.
Os comportamentos em causa devem indiciar, designadamente, que a pessoa decide de forma ponderada e criteriosa, que cumpre pontualmente as suas obrigações e que age, em geral, de modo compatível com a preservação da confiança do mercado.
A avaliação da idoneidade é sempre uma avaliação individual, à qual não é aplicável o princípio da proporcionalidade.
Ao avaliar a idoneidade de uma determinada pessoa, a instituição deve, com base em informação o mais completa possível sobre o comportamento pessoal e profissional do avaliado, fazer um juízo de prognose quanto à sua capacidade de assegurar uma gestão sã e prudente da instituição.
O juízo de prognose traduz-se numa análise de risco, de cariz prudencial. Para o efeito, a instituição deve recolher os indícios relevantes e avaliar a respetiva perigosidade, em face da probabilidade de o avaliado adotar comportamentos que não assegurem a gestão sã e prudente da instituição. Caso entenda que esta possibilidade existe, com base em indícios concretos, a instituição não deverá considerar preenchido o requisito da idoneidade.
O Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras elenca, de forma não taxativa, indícios relevantes para efeitos de avaliação da idoneidade:
- Indícios de que o membro do órgão de administração ou de fiscalização não agiu de forma transparente ou cooperante nas suas relações com quaisquer autoridades de supervisão ou regulação nacionais ou estrangeiras;
- Recusa, revogação, cancelamento ou cessação de registo, autorização, admissão ou licença para o exercício de uma atividade comercial, empresarial ou profissional, por autoridade de supervisão, ordem profissional ou organismo com funções análogas, ou destituição do exercício de um cargo por entidade pública;
- As razões que motivaram um despedimento, a cessação de um vínculo ou a destituição de um cargo que exija uma especial relação de confiança;
- Proibição, por autoridade judicial, autoridade de supervisão, ordem profissional ou organismo com funções análogas, de agir na qualidade de administrador ou gerente de uma sociedade civil ou comercial ou de nela desempenhar funções;
- Inclusão de menções de incumprimento na central de responsabilidades de crédito ou em quaisquer outros registos de natureza análoga, por parte da autoridade competente para o efeito;
- Resultados obtidos, do ponto de vista financeiro ou empresarial, por entidades geridas pela pessoa em causa ou em que esta tenha sido ou seja titular de uma participação qualificada, tendo especialmente em conta quaisquer processos de recuperação, insolvência ou liquidação, e a forma como contribuiu para a situação que conduziu a tais processos;
- Insolvência pessoal, independentemente da respetiva qualificação;
- Ações cíveis, processos administrativos ou processos criminais, bem como quaisquer outras circunstâncias que, atento o caso concreto, possam ter um impacto significativo sobre a solidez financeira da pessoa em causa;
- A insolvência, declarada em Portugal ou no estrangeiro, da pessoa interessada ou de empresa por si dominada ou de que tenha sido administrador, diretor ou gerente, de direito ou de facto, ou membro do órgão de fiscalização;
- A acusação, a pronúncia ou a condenação, em Portugal ou no estrangeiro, por crimes contra o património, crimes de falsificação e falsidade, crimes contra a realização da justiça, crimes cometidos no exercício de funções públicas, crimes fiscais, crimes especificamente relacionados com o exercício de atividades financeiras e seguradoras e com a utilização de meios de pagamento e, ainda, crimes previstos no Código das Sociedades Comerciais;
- A acusação ou a condenação, em Portugal ou no estrangeiro, por infrações das normas que regem a atividade das instituições de crédito, das sociedades financeiras e das sociedades gestoras de fundos de pensões, bem como das normas que regem o mercado de valores mobiliários e a atividade seguradora ou resseguradora, incluindo a mediação de seguros ou resseguros;
- Infrações de regras disciplinares, deontológicas ou de conduta profissional, no âmbito de atividades profissionais reguladas;
- Factos que tenham determinado a destituição judicial, ou a confirmação judicial de destituição por justa causa, de membros dos órgãos de administração e fiscalização de qualquer sociedade comercial;
- Factos praticados na qualidade de administrador, diretor ou gerente de qualquer sociedade comercial que tenham determinado a condenação por danos causados à sociedade, a sócios, a credores sociais ou a terceiros.
No seu juízo, a instituição deve ter ainda em consideração, além dos factos enunciados e outros de natureza análoga, qualquer circunstância cujo conhecimento lhe seja legalmente acessível e que, pela gravidade, frequência ou quaisquer outras caraterísticas atendíveis permita fundar um juízo de prognose sobre as garantias que a pessoa em causa oferece de uma gestão sã e prudente da instituição.
A avaliação da idoneidade não deve ser confundida com o julgamento efetuado num processo contraordenacional ou num processo-crime. A questão que se coloca na avaliação de idoneidade não é se uma pessoa agiu ou não de determinada forma, para apurar se a mesma deve ser sancionada/punida. O que está em causa é se, atendendo aos indícios existentes quanto ao comportamento passado da pessoa, existe o risco de esta pessoa não assegurar, no futuro, uma gestão sã e prudente da instituição.
Uma avaliação negativa de idoneidade não constitui uma sanção, mas sim uma medida prudencial para salvaguardar a gestão sã e prudente das instituições, e, por essa via, a integridade e a estabilidade do sistema financeiro. Com esta avaliação pretende-se que a instituição não atribua o exercício de cargos com impacto na sua gestão a pessoas relativamente às quais existe o risco de não assegurarem uma gestão sã e prudente, designadamente por, tendencialmente, não decidirem de forma ponderada e criteriosa, não cumprirem pontualmente as suas obrigações ou, mais genericamente, não assumirem comportamentos compatíveis com a preservação da confiança dos mercados.
A existência de um processo-crime ou processo contraordenacional a correr contra uma determinada pessoa constitui um indício relevante para efeitos de avaliação da idoneidade e, como tal, a instituição deve incluir a apreciação de tal indício na sua avaliação.
O Banco de Portugal procede, no âmbito dos processos de autorização, a uma avaliação autónoma da idoneidade das pessoas elegíveis. Para o efeito, tem em atenção as informações prestadas pela pessoa elegível (designadamente por via do preenchimento do questionário anexo à Instrução do Banco de Portugal n.º 23/2018) e as informações obtidas ou recebidas pelo Banco de Portugal, diretamente ou através de outras instituições públicas. Neste processo é especialmente relevante a troca de informações entre as autoridades de supervisão financeira.
Na apreciação da idoneidade, o Banco de Portugal tem em consideração os critérios descritos acima e que resultam da lei nacional, interpretada de acordo com a Constituição da República Portuguesa e o Direito da União Europeia, incluindo as Orientações da Autoridade Bancária Europeia aplicáveis.
De acordo com as Orientações da Autoridade Bancária Europeia, o requisito de idoneidade de um membro do órgão de administração e de fiscalização considera-se preenchido se não existirem elementos objetivos e comprováveis que sugiram o contrário. Considera-se que um membro do órgão de administração e de fiscalização não preenche o requisito da idoneidade quando a sua conduta pessoal ou profissional suscitar dúvidas materiais sobre a sua capacidade de garantir uma gestão sã e prudente da instituição.
B. Qualificação e experiência profissional
As instituições, atendendo ao princípio da proporcionalidade, devem assegurar que os membros dos seus órgãos de administração e de fiscalização e os seus titulares de funções essenciais possuem as competências e as qualificações necessárias para o exercício cabal das suas funções, assegurando, deste modo, uma gestão sã e prudente da instituição.
As competências e qualificações em causa podem ser adquiridas através de:
- Habilitação académica ou formação especializada apropriadas ao cargo a exercer;
- Experiência profissional com duração e responsabilidade que estejam em consonância com as caraterísticas, a complexidade e a dimensão da instituição, bem como com os riscos associados à atividade por esta desenvolvida.
A formação e a experiência prévias devem ser relevantes para o cargo a exercer, permitindo aos visados:
- Compreender o funcionamento e a atividade da instituição;
- Avaliar os riscos (financeiros e não financeiros) a que a instituição se encontra exposta, nomeadamente os riscos mais diretamente relacionados com a função exercida;
- Analisar e decidir de forma autónoma e com espírito crítico sobre as questões que se lhes colocarem.
Os membros do órgão de fiscalização e os membros do órgão de administração que não exerçam funções executivas devem possuir as competências e qualificações que lhes permitam efetuar uma avaliação crítica das decisões tomadas pelo órgão de administração e fiscalizar eficazmente a função deste órgão.
De acordo com as Orientações da Autoridade Bancária Europeia (EBA/GL/2017/12), os membros do órgão de fiscalização e os membros do órgão de administração que não exerçam funções executivas devem ter experiência suficiente que lhes permita contestar de forma construtiva as decisões e fiscalizar eficazmente a função de gestão. Devem também demonstrar que, no exercício da sua função de fiscalização, possuem, ou poderão possuir, os conhecimentos técnicos necessários para que compreendam suficientemente bem a atividade da instituição e os riscos a que esta está exposta.
A Autoridade Bancária Europeia recomenda que seja dada especial atenção ao nível e ao perfil de cursos académicos e à sua relação com serviços bancários e financeiros ou outros domínios pertinentes. De um modo geral, os cursos nos domínios da banca e das finanças, da economia, do direito, da administração, da regulamentação financeira, da tecnologia da informação e dos métodos quantitativos podem ser considerados pertinentes para o setor dos serviços financeiros.
No que respeita à experiência profissional, a Autoridade Bancária Europeia considera que os membros do órgão de administração e de fiscalização devem ter adquirido experiência prática e profissional num cargo de gestão durante um período suficientemente longo e com um grau de responsabilidade elevado.
Constitui uma boa prática a instituição definir as funções a desempenhar, em concreto, por cada membro dos seus órgãos de administração e de fiscalização, ponderando o respetivo pelouro e a sua integração em comités ou comissões, impostos ou facultativos e, com base em tal definição de funções, estabelecer os requisitos mínimos de qualificação e experiência profissional que o respetivo membro deve reunir.
As instituições devem assegurar que os seus órgãos de administração e de fiscalização, em termos coletivos, dispõem de conhecimentos, competência e experiência adequados. Atendendo ao princípio da proporcionalidade, uma eventual menor qualificação individual poderá ser ultrapassada atendendo à composição coletiva do órgão no seu conjunto, sem prejuízo de se assegurar um conjunto de competências e qualificações mínimo para o exercício cabal das funções em causa.
Atendendo ao princípio da proporcionalidade, as instituições devem colocar à disposição dos membros dos seus órgãos de administração e de fiscalização e dos seus titulares de funções essenciais meios de formação, internos ou externos, que lhes permitam colmatar eventuais falhas de conhecimentos e de competências relevantes e/ou a sua atualização, em face da evolução das matérias relevantes para o exercício das suas funções, designadamente no que respeita aos conhecimentos que detêm relativamente à instituição em que vão exercer funções.
C. Independência
Os membros dos órgãos de administração e de fiscalização e os titulares de funções essenciais devem exercer as suas funções com independência de espírito.
O requisito de independência tem em vista prevenir o risco de sujeição dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização à influência indevida de outras pessoas ou entidades, promovendo condições que permitam o exercício de funções com isenção.
Para assegurar a independência de espírito – e a independência aos olhos de terceiros – dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização e dos titulares de funções essenciais, a instituição deve aplicar uma política de prevenção, comunicação e sanação de conflitos de interesses robusta, que lhe permita avaliar, de forma contínua:
- A existência de conflitos de interesses, atuais ou potenciais;
- A materialidade de eventuais conflitos de interesses, atuais ou potenciais, detetados;
- A possibilidade de aplicar medidas para mitigar os riscos inerentes aos conflitos de interesses, atuais ou potenciais, em causa, de tal forma que um terceiro não coloque em causa a isenção e a objetividade da análise e da decisão na instituição.
Na avaliação deste requisito são tomadas em consideração todas as situações suscetíveis de afetar a independência de espírito dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização, nomeadamente as seguintes:
- Cargos que o interessado exerça ou tenha exercido na instituição em causa ou noutra instituição;
- Relações de parentesco ou análogas, bem como relações profissionais ou de natureza económica que o interessado mantenha com outros membros do órgão de administração ou fiscalização da instituição, da sua empresa-mãe ou das suas filiais;
- Relações de parentesco ou análogas, bem como relações profissionais ou de natureza económica que o interessado mantenha com pessoa que detenha participação qualificada na instituição, na sua empresa-mãe ou nas suas filiais.
As instituições devem ser capazes de identificar perante o Banco de Portugal os conflitos de interesses detetados e explicar a razão pela qual consideraram um determinado conflito de interesses material ou não material. Devem ser também capazes de explicar a adequação das medidas utilizadas para mitigar os riscos inerentes à existência de conflitos de interesses, atuais ou potenciais.
A independência de espírito e a independência aos olhos de terceiros não devem ser confundidas com a independência formal, prevista, por exemplo, para uma maioria de membros do órgão de fiscalização, incluindo o seu presidente, de entidades de interesse público.
D. Disponibilidade
As instituições devem assegurar que os membros dos órgãos de administração e de fiscalização e os titulares de funções essenciais dispõem de tempo suficiente para exercer cabalmente as suas funções.
Para o efeito, devem aferir qual o período de tempo considerado indispensável para o exercício das funções em causa, atendendo às funções inerentes a cada cargo ou pelouro, e assegurando-se de que os visados efetivamente dispõem e dedicam o tempo necessário ao exercício das suas funções. A disponibilidade (mínima) de tempo deve ser definida previamente na descrição do conteúdo do cargo em causa.
As instituições devem ter em consideração a disponibilidade efetiva de tempo do visado, atendendo a toda e qualquer situação que lhe ocupe tempo, incluindo, por exemplo, a acumulação de funções noutras entidades, mas também qualquer outra situação que lhe retire disponibilidade efetiva para o exercício cabal das suas funções.
Sem prejuízo dos parágrafos anteriores, as instituições significativas para efeitos da Diretiva 2013/36/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 26 de junho de 2013 (CRD IV) e do Regulamento (UE) n. ° 575/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, 26 de junho de 2013 (CRR) devem ter em atenção, na sua avaliação, que é vedado aos membros dos seus órgãos de administração e de fiscalização acumular mais do que um cargo executivo com dois cargos não executivos, ou quatro cargos não executivos.
Para estes efeitos, considera-se um único cargo os cargos executivos ou não executivos em órgão de administração ou de fiscalização de instituições ou outras entidades que estejam incluídas no mesmo perímetro de supervisão em base consolidada ou nas quais a instituição detenha uma participação qualificada.
O limite quantitativo de cargos a acumular não se aplica aos membros dos órgãos de administração e de fiscalização de instituições que beneficiem de apoio financeiro público extraordinário e que tenham sido designados especificamente no contexto desse apoio.
Estão excluídos do limite quantitativo de cargos a acumular os cargos desempenhados em entidades que tenham por objeto principal o exercício de atividade de natureza não comercial, salvo se, pela sua natureza e complexidade, ou pela dimensão da entidade respetiva, se mostrar que existem riscos graves de conflitos de interesses ou falta de disponibilidade para o exercício do cargo na instituição.
O Banco Central Europeu ou o Banco de Portugal podem autorizar os membros dos órgãos de administração e de fiscalização das instituições significativas para efeitos de CRD IV e CRR a acumular um cargo não executivo adicional.
E. Maioria de membros formalmente independentes no órgão de fiscalização
As instituições devem dispor de uma maioria de membros formalmente independentes no respetivo órgão de fiscalização, incluindo o seu presidente.
Para serem qualificados como membros formalmente independentes, os visados têm de preencher um conjunto de critérios legalmente previstos para o efeito, relacionados com a ausência de relação entre o membro do órgão social e determinado grupo de interesses específico da instituição e a ausência de uma situação que coloque em causa a sua isenção de análise e decisão.
A previsão legal de um requisito de independência formal, associada à função de supervisão interna, visa:
- Promover a isenção na análise e decisão da pessoa, prevenindo casos de risco de influência indevida (ou seja, da interferência de interesses estranhos na análise e decisão, com prejuízo para os interesses que a pessoa em questão tem o dever fiduciário de proteger);
- Promover a isenção na análise e decisão do órgão no qual a pessoa em causa pretende exercer, ou exerce, funções;
- Promover a confiança de terceiros na isenção de análise e decisão da pessoa sujeita ao requisito e do órgão no qual esta exerce funções.
O legislador não elencou taxativamente um conjunto de critérios para aferir a independência formal dos membros do órgão de fiscalização. Ao invés, previu dois critérios abertos e indeterminados, que têm de ser aferidos à luz das circunstâncias materiais do caso concreto, a saber:
- Ligação a grupo de interesses específico da sociedade;
- Ausência de situações que coloquem em causa a isenção de análise e decisão.
A par destes critérios, a lei estabelece que se encontram em situação de falta de independência formal os que:
- Sejam titulares ou atuem em nome ou por conta de titulares de participação qualificada igual ou superior a 2% do capital social da sociedade;
- Tenham sido reeleitos por mais de dois mandatos, de forma contínua ou intercalada.
O Banco de Portugal pode opor-se a que os membros dos órgãos de administração ou de fiscalização das instituições exerçam funções de administração ou fiscalização noutras entidades, se entender que a acumulação de cargos é suscetível de prejudicar o exercício das funções que o interessado já desempenhe, nomeadamente por existirem riscos graves de conflitos de interesses ou por de tal facto resultar falta de disponibilidade para o exercício do cargo na instituição.
Na sua avaliação, o Banco de Portugal atende às circunstâncias concretas do caso, às exigências particulares do cargo e à natureza, escala e complexidade da atividade da instituição.
No caso de as funções serem exercidas em entidade sujeita à supervisão do Banco de Portugal, o poder de oposição exerce-se no âmbito do processo de autorização para o exercício desse cargo.
Em qualquer caso, as instituições devem comunicar ao Banco de Portugal a pretensão dos interessados com a antecedência mínima de 30 dias sobre a data prevista para o início das novas funções. Na falta de decisão dentro desse prazo, entende-se que o Banco de Portugal não se opõe à acumulação.
Compete às instituições demonstrar que a acumulação pretendida não coloca em causa o exercício de funções do interessado na própria instituição. Para o efeito, as instituições devem instruir o pedido em causa com os elementos previstos na Instrução do Banco de Portugal n.º 23/2018:
- Novas folhas referentes à Parte 7 do Questionário anexo à Instrução n.º 23/2018 (Disponibilidade) do membro devidamente atualizadas em função do novo cargo que o mesmo pretende exercer;
- Novas folhas referentes à Parte 8 (Independência e Conflitos de Interesses), à Parte 9 (Independência e Incompatibilidades) e à Parte 10 (Caixas de Crédito Agrícola Mútuo) do Questionário do membro devidamente atualizadas sempre que o novo cargo que o mesmo pretende exercer determine alguma alteração à versão anterior dessas partes do Questionário;
- Declaração, assinada pelo membro em causa e pela própria Instituição, referindo que “As informações prestadas no questionário remetido em (data) constituem as únicas alterações ao último questionário enviado relativamente a (indicar nome), mantendo-se inalteradas as demais respostas anteriormente prestadas”;
- No caso de funções a exercer em entidade sujeita à supervisão do Banco de Portugal, cópia da ata de reunião do órgão de administração da instituição sujeita à supervisão do Banco de Portugal onde o interessado já exerce funções, comprovando que esse órgão tomou conhecimento da acumulação projetada;
- Todos os elementos necessários à sua apreciação com vista a determinar que a acumulação não é suscetível de prejudicar o desempenho das funções que a pessoa em causa já desempenhe, designadamente em virtude da inexistência de riscos graves de conflitos de interesse, ou por a acumulação pretendida não determinar falta de disponibilidade para o exercício de funções na instituição sujeita à supervisão do Banco de Portugal.
É vedado aos membros dos órgãos de administração e de fiscalização das instituições significativas para efeitos de CRD IV e CRR acumular mais do que um cargo executivo com dois cargos não executivos, ou quatro cargos não executivos. O Banco Central Europeu ou o Banco de Portugal podem autorizar o exercício de um cargo não executivo adicional.
Uma vez concedida a respetiva autorização para o exercício de funções, o registo especial das pessoas elegíveis deve ser solicitado no prazo de 30 dias após a data de início daquelas funções, mediante requerimento da instituição. Este requerimento deve indicar a data do início de funções.
As instituições submetem estes requerimentos através do BPnet, a extranet do Banco de Portugal para a comunicação operacional com a comunidade financeira.
Nas situações de recondução de todos os membros do órgão e no caso de pedido de autorização para o exercício de funções como suplente em órgão de administração ou fiscalização, o registo especial deve ser requerido no momento da apresentação do pedido de autorização, uma vez que, em tais situações, ou a pessoa elegível já se encontra em exercício de funções, ou, enquanto suplente, não tem data prevista para início de funções (conforme dispõem os n.os 2 e 4 do artigo 6.º da Instrução do Banco de Portugal n.º 23/2018).
Nos casos de autorização prévia para o exercício de funções, o requerimento deve ser apresentado no prazo de 60 dias após emissão da autorização, acompanhado de cópia da ata da qual conste a deliberação da designação dos interessados.
O processo de autorização para o exercício de funções é conduzido no contexto do processo de autorização das instituições supervisionadas e, posteriormente, ao longo de toda a vida da instituição, sempre que se verifique uma alteração dos titulares dos cargos sujeitos ao processo de autorização junto do Banco de Portugal.
As instituições supervisionadas não podem iniciar a sua atividade enquanto não se encontrarem inscritas no registo especial no Banco de Portugal; as alterações subsequentes também devem ser registadas.
- Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 298/92, de 31 de dezembro (RGICSF), em especial os artigos 30.º a 33.º-A e 69.º a 72.º e os artigos 102.º a 103.º-A;
- Instrução do Banco de Portugal n.º 7/2016, sobre a apresentação de requerimentos de autorização, não oposição e registo especial junto do Banco de Portugal e de notificações e outras comunicações através do BPnet, a extranet do Banco de Portugal para a comunicação operacional com a comunidade financeira;
- Instrução do Banco de Portugal n.º 23/2018, sobre o processo de autorização para o exercício de funções dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização das instituições sujeitas à supervisão do Banco de Portugal;
- Instrução do Banco de Portugal n.º 102/96, sobre o estabelecimento de sucursais e o exercício de atividades em regime de livre prestação de serviços;
- Aviso do Banco de Portugal n.º 5/2010 relativo a participações qualificadas;
- Aviso do Banco de Portugal n.º 3/2020, que regulamenta os sistemas de governo e controlo interno e define os padrões mínimos em que deve assentar a cultura organizacional das entidades sujeitas à supervisão do Banco de Portugal;
- Orientações conjuntas da Autoridade Bancária Europeia (EBA) e da European Securities and Market Commission (ESMA) sobre a avaliação da adequação dos membros dos órgãos de administração e dos titulares de funções essenciais (EBA/GL/2017/12);
- Carta Circular n.º CC/2018/00000016 sobre as EBA/GL/2017/12 ;
- Orientações da EBA sobre Governo Interno (EBA/GL/2017/11);
- Carta Circular n.º CC/2018/00000016 sobre as EBA/GL/2017/11;
- Orientações conjuntas do Comité das Autoridades Europeias de Supervisão Bancária (CEBS), do Comité das Autoridades Europeias de Supervisão dos Seguros e Pensões Complementares de Reforma (CEIOPS) e da Autoridade Europeia dos Valores Mobiliários e dos Mercados (CESR) sobre a avaliação prudencial das aquisições e dos aumentos de participações no setor financeiro;
- Carta Circular n.º 24/2009/DSB sobre recomendações de governo societário;
- Carta Circular n.º 2/2015/DSP sobre a política interna de seleção e avaliação dos membros dos órgãos sociais e titulares de funções essenciais;
- Regulamento (UE) n.º 1024/2013 do Conselho, de 15 de outubro de 2013, que confere ao BCE atribuições específicas no que diz respeito às políticas relativas à supervisão prudencial das instituições de crédito;
- Código das Sociedades Comerciais;
- Guia para as avaliações da adequação e idoneidade (atualizado em maio de 2018) .