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Adequação dos titulares de funções essenciais
As instituições devem assegurar que todos os seus colaboradores são adequados aos cargos que desempenham.
Cabe às instituições supervisionadas verificar os requisitos de idoneidade, qualificação e experiência profissional, independência e disponibilidade dos titulares de funções essenciais.
Em especial, é responsabilidade das instituições identificar as funções essenciais dentro da instituição, ou seja, os cargos cujos titulares, não pertencendo aos órgãos de administração ou de fiscalização, exerçam funções que lhes confiram influência significativa na gestão da instituição. Compete ainda às instituições aprovar uma política de seleção e avaliação de titulares de funções essenciais quanto aos requisitos de adequação legalmente previstos.
São considerados titulares de funções essenciais os seguintes:
Responsáveis pelas funções de gestão de risco;
Responsáveis pelas funções de conformidade (compliance);
Responsáveis pelas funções de auditoria interna;
Responsáveis pelas funções de controlo do cumprimento do quadro normativo em matéria de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo referidas no artigo 7.º do Aviso do Banco de Portugal n.º 2/2018;
Cargos que venham a ser definidos como tal pela instituição;
Cargos que venham a ser definidos como tal pelo Banco de Portugal.
É responsabilidade das instituições assegurar que o processo de identificação de titulares de funções essenciais é eficaz. A não identificação de titulares de funções essenciais além dos definidos por lei pode constituir uma possível fonte de risco para a instituição.
O Banco de Portugal pode, a todo o tempo, proceder a nova avaliação da adequação dos titulares de funções essenciais, caso entenda que estes foram objeto de uma apreciação manifestamente deficiente pela instituição de crédito, ou com fundamento em quaisquer circunstâncias supervenientes.
De acordo com o Artigo 18.º do Aviso do Banco de Portugal n.º 3/2020, estão sujeitos a autorização, pelo Banco de Portugal ou pelo BCE, em momento anterior ao início de funções, os responsáveis pelas seguintes funções de controlo em instituições de crédito categorizadas como “outras instituições de importância sistémica (O-SII)”, nos termos do disposto no artigo 138.º-Q do Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras (RGICSF) :
Funções de gestão de riscos;
Funções de conformidade;
Funções de auditoria interna;
Funções de controlo do cumprimento do quadro normativo referidas no artigo 7.º do Aviso do Banco de Portugal n.º 2/2018, sempre que estas se encontrem segregadas das funções de conformidade [1].
[1] Conforme dispõe o artigo 14.º, n.º 2 do Aviso do Banco de Portugal n.º 3/2020.
Nestes casos, deve ser apresentado o correspondente pedido de autorização junto do Banco de Portugal, sendo aplicável, com as necessárias adaptações, o disposto nos artigos 30.º-B, 30.º-C, 30.º-D e 31.º do Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras e o disposto na Instrução do Banco de Portugal n.º 23/2018.
O processo de autorização para o exercício de funções, a desencadear junto da autoridade de supervisão competente, ocorre em momento prévio ao respetivo início do exercício de funções e é equivalente ao processo de autorização para o exercício de funções dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização, aplicando-se o disposto na Instrução do Banco de Portugal n.º 23/2018.
O correspondente pedido de autorização é submetido eletronicamente através da plataforma informática disponibilizada pelo Banco de Portugal para o efeito (plataforma Sistema de Informação Relevante de Entidades (“SIRES”), através do pedido “Titulares de Funções Essenciais” > “Autorização para o Exercício de Funções”) ou no Portal do Sistema de Gestão de Informação do Banco Central Europeu (“Portal IMAS”) para as instituições supervisionadas diretamente por esta autoridade, conforme previsto na Instrução do Banco de Portugal n.º 7/2021.
O processo de autorização referido no ponto anterior não se aplica às instituições não categorizadas como O-SII. Não obstante, essas instituições devem comunicar à autoridade de supervisão competente qualquer substituição de um responsável por funções de controlo interno imediatamente após a tomada de decisão pelo órgão de administração, ao abrigo do disposto no Artigo 17.º, n.º 4, alínea d) do Aviso do Banco de Portugal n.º 3/2020. Tal comunicação deve ser acompanhada da fundamentação da decisão tomada.
A comunicação deve ser submetida eletronicamente na plataforma SIRES, através do pedido “Titulares de Funções Essenciais” > “Notificação de Substituição de Titular de Função Essencial de Controlo Interno”.
O procedimento de comunicação descrito não impede que o Banco de Portugal possa, em qualquer momento, desencadear nova avaliação da adequação destes responsáveis, bem como de outros titulares de funções essenciais, ao abrigo do disposto no artigo 33.º-A, n.º 5, do RGICSF.
Os requisitos de adequação que se aplicam aos responsáveis pelas funções de controlo interno correspondem aos requisitos de idoneidade (previsto no artigo 30.º-D do RGICSF), de qualificação profissional (previsto no artigo 31.º do RGICSF), de independência e de disponibilidade (previstos nos artigos 31.º-A e 33.º do RGICSF) a que estão sujeitos os membros dos órgãos de administração e de fiscalização, com as necessárias adaptações.
No quadro das adaptações de regime necessárias, considerando a existência de um vínculo laboral entre os referidos responsáveis e a instituição, na avaliação do requisito da independência aplica-se o disposto no artigo 31.º-A do RGICSF. Devem, no entanto, ser ponderadas apenas as vertentes de independência de espírito e, se adequado, de independência organizacional da função em apreço.
O mesmo sucede na avaliação do requisito da disponibilidade, a que se aplica o disposto no artigo 33.º do RGICSF, sendo, contudo, expectável que os responsáveis pelas funções de controlo interno exerçam as respetivas funções em regime de exclusividade.
Já os requisitos da idoneidade e da qualificação profissional aplicam-se aos responsáveis pelas funções de controlo interno nos mesmos termos que se aplicam aos membros dos órgãos de administração e de fiscalização, tal como disposto nos artigos 30.º-D e 31.º do RGICSF.
Para mais informação sobre os requisitos de adequação aplicáveis responsáveis por funções de controlo, consulte a página “Adequação dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização”.
Para contactarem o Banco de Portugal acerca de processos de avaliação da adequação de fiscalização e de titulares de funções essenciais, as instituições devem enviar um e-mail para [email protected].